2020 kann man wohl durchaus als das Jahr des Homeoffice bezeichnen. Noch nie hat sich die Arbeitsweise der Menschen so kurzfristig so grundlegend verändern müssen, wie aktuell. Während vorher die Arbeit am Schreibtisch im Büro für viele Berufe den Alltag bedeutete, sind heute mobile Lösungen und Remotearbeitsplätze gefragter und notwendiger als je zuvor. Das gilt auch für Juristen. Die Möglichkeiten für Arbeiten aus der Ferne sind heute vielfältig und können an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. Infrage kommen neben Remotedesktop-Verbindungen und VPN insbesondere auch Cloud-Lösungen.

Gerade in kleinen Unternehmensstrukturen ist dafür wenig IT-Ausrüstung erforderlich: bei einem Ein-Personen-Unternehmen etwa kann schon ein Notebook mit Spracherkennung, Kanzleisoftware, ARCHIVium und Telebanking ausreichen. Die Anwendungen sind lokal installiert und damit jederzeit und überall verwendbar. Moderne VoiP Lösungen ermöglichen es, mit einer Festnetznummer vom Mobiltelefon aus anzurufen oder Anrufe entgegenzunehmen. Ob man tatsächlich physisch in der Kanzlei sitzt oder nicht, ist für den Angerufenen nicht erkennbar.

Bei größeren Kanzleien ist die notwendige IT-Infrastruktur zwar mitunter etwas umfangreicher, aber dennoch durchaus nichts, wovor man sich fürchten müsste. Wer auf die eigene Infrastruktur setzt und damit auf ein hohes Maß an Sicherheit hinsichtlich der Kanzleidaten, wird sich mittels PC, Notebook oder Tablett zum Server in der Kanzlei verbinden. Kanzleisoftware, ARCHIVium, Telebanking etc. sind hier direkt auf dem Server installiert, nur die Spracherkennung befindet sich lokal auf dem Arbeitsgerät. Etwas anderes gilt, wenn man auf Cloud-Lösungen setzt. Dabei gilt es, genau zu prüfen, wo die Daten tatsächlich gespeichert sind. Nicht nur der DSGVO, sondern auch standesrechtlichen Vorgaben gilt es, gerecht zu werden.

In allen Fällen kann die Nutzung unverschlüsselter E-Mails ein Problem bereiten, denn diese Technologie bietet nicht die erforderliche Sicherheit in puncto Vertraulichkeit. Eine sichere, verschlüsselte Kommunikation zwischen Mandant und Rechtsanwalt, wie sie derzeit von den Rechtsanwaltskammern ausgearbeitet wird, kann aber für die notwendige Vertraulichkeit in der Kommunikation sorgen.

Die Kosten für die dargestellten Lösungen sind höchst unterschiedlich. Die lokale IT-Infrastruktur mit Hardware inkl. Server, Software, Datensicherung, Service und Support wird auf eine Nutzungsdauer von 60 Monaten kalkuliert. Cloud-Lösungen wie Microsoft Azure sind da in der Anschaffung zwar deutlich günstiger, erzeugen aber höhere laufende Kosten und erfordern zudem eine ständig stabile und ausreichend dimensionierte Internetanbindung. Auf eine Nutzungsdauer von 60 Monaten gerechnet kann man bei Cloud-basierten schon auf den doppelten Betrag gegenüber einer lokalen Lösung, durch laufende Kosten, kommen.

EDV 2000 bietet als Systemhaus sowohl einzelne Komponenten, als auch „alles aus einer Hand“, darunter insbesondere:

• Spracherkennung – 30 Tage zur Probe möglich (Nuance und Philips zertifiziert)
• Telefonie VoiP (NFON zertifiziert)
• Hardware und Software inkl. Service und Support für Einplatz oder Mehrplatz/Serverlösungen (DELL Gold Partner, HP Partner, Veeam Silver Partner, VMWare Partner, Zyxel zertifiziert)
• Cloud-Dienste, E-Mail Dienste, sichere Kommunikation „context“, Webdienste, Webseiten (Microsoft zertifiziert)
• Kanzleisoftware und elektronischer Akt (WinCaus.net)

Geschäftsführer Gerhard Tögel berät die Kunden seit über 20 Jahren persönlich. Anlässlich des Jahreswechsels bedankt sich EDV 2000 bei allen bestehenden sowie den zahlreichen im Jahr 2020 neu gewonnenen Kunden. Aber auch den MitarbeiterInnen von EDV 2000 gilt der Dank des Geschäftsführers, die in diesem schwierigen Jahr 2020 das Unternehmen auf dem Erfolgskurs gehalten haben. Ihnen allen wünscht EDV 2000 für 2021 weiterhin Gesundheit und viel Erfolg.