Homeoffice in schwierigen Zeiten

Der Coronavirus hat die Arbeitsweise zahlreicher Kanzleien quasi über Nacht verändert. Homeoffice ist in vielen Fällen zur Notwendigkeit geworden, um für Mandanten weiterhin juristische Dienstleistung erbringen zu können. Aber was braucht man eigentlich, um mobil arbeiten zu können?

Ideal ist natürlich ein Notebook, aber auch der Kanzlei-PC kann natürlich ins Homeoffice übersiedelt werden. Eine geeignete Internetanbindung ist aber jedenfalls eine Grundvoraussetzung für vernünftiges Arbeiten, etwa der praktische A1 Cube, ein mobiles Internet mit hoher Upload- und Downloadrate. Der Würfel funktioniert wie ein Hotspot, den man über das Smartphone aufbaut, liefert aber höhere Geschwindigkeiten. Praktisch ist natürlich auch WLAN im Homeoffice, nicht zuletzt weil es die Einbindung von Druckern oder Smartphones ermöglicht. Wenn kein Breitband-Internet zur Verfügung steht, kann im Bedarfsfall auch mit dem Hotspot des Smatphones der Internetzugang für den Computer erzeugt werden, allerdings kann es sein, dass man dabei das inkludierte Datenvolumen überschreitet – und dann kann es teuer werden. Unverzichtbar ist vielfach ein kleiner Multifunktionslaserdrucker, der Drucker, Scanner und Kopierer in sich vereint.

Wenn die IT-Landschaft im Homeoffice über einen Router verfügt, ist das ein zusätzliches Maß an Sicherheit. Man erspart sich damit weitere Zertifikate für die Verschlüsselung. Der Zugriff auf die Kanzlei erfolgt über einen sogenannten VPN-Tunnel: Die Daten werden von einem Ende des Tunnels zum anderen übertragen – schnell und sicher. Die Einrichtung der VPN-Verbindung ist für die Techniker von EDV 2000 eine Routineaufgabe und nimmt gerade einmal 15 Minuten Zeit in Anspruch. Verfügt die Kanzlei über einen Server, können beliebig viele Mitarbeiter über VPN arbeiten. Wer nur einen leistungsstarken PC in der Kanzlei nutzt, für den beschränkt sich der Zugriff auf einen User gleichzeitig.

Wer mobil arbeitet, muss nicht auf gewohnten Komfort verzichten. Digitales Diktieren und Spracherkennung können auch auf mobilen Geräten genutzt werden. Mit SpeechLive etwa lässt sich von verschiedenen Standorten diktieren. Die Transkription des Diktats kann von Mitarbeitern an einem anderen Ort erfolgen. Ist keine Schreibkraft verfügbar, empfiehlt sich gerade jetzt der Einsatz von Spracherkennung, die problemlos auch über die Ferne installiert werden kann. Ein Serviceeinsatz vor Ort ist gar nicht notwendig.

Auch der Datenaustausch mit Klienten oder Kollegen kann komplett online erfolgen, etwa mit einem Online Exchange von Microsoft. Der inkludierte Cloudspeicher Onedrive bietet eine gesicherte Plattform, um Daten zu übertragen. Auch hier sind Installation und Support komplett über die Ferne möglich. Exchange synchronisiert und verwaltet dann unter anderem Ihre Termine, E-Mails und Kontakte. Mit Microsoft Teams, dem Nachfolger von Skype, kann die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Kollegen, die an unterschiedlichen Standorten sind, weiter ausgebaut werden. Chatfunktion, Videokonferenz und Dateiübertragung gehören zum Standardumfang des Produkts, das jetzt für 30 Tage zur Probe kostenlos verfügbar ist.

Zur Vorbereitung auf derartige Szenarien kann eine Voice-over-IP Telefonanlage eine wohlüberlegte Maßnahme sein. Bei dieser virtuellen Telefonanlage kann der Benutzer alle Funktionen des Systems über ein Webportal konfigurieren, Nebenstellen hinzufügen etc. Somit lässt sich das Handy gleichsam als Festnetztelefon verwenden, auch außerhalb der Kanzlei. Ein Fax ist auch integriert und eingehende Faxnachrichten kommen als E-Mails an.

Die Einrichtung von IT-Strukturen für ein Homeoffice wird übrigens von der Wirtschaftsagentur der Stadt Wien mit bis zu 75% der Kosten gefördert.

EDV 2000 steht auch in aktuell herausfordernden Zeiten mit allen Mitarbeitern zur Verfügung und verwirklicht Homeoffice schon heute. Im Büro wurde ein Notbetrieb eingerichtet, alle anderen Mitarbeiter arbeiten von zuhause aus und sind unter den bekannten Telefonnummern weiterhin erreichbar. In Notfällen sind Einsätze vor Ort durch speziell geschultes Personal möglich.

Als Systemhaus bietet EDV 2000 alles aus einer Hand. Kurze Reaktionszeiten und hohe Verfügbarkeit dank eines stets aktuellen Lagerstandes gewährleisten, dass Kunden und Interessenten jederzeit mit Geräten, Software und Supportleistungen versorgt werden können. Die zahlreichen positiven Rückmeldungen seitens der Kunden in den letzten Tagen spricht für sich und das Team von EDV 2000 bedankt sich herzlich für das tolle Feedback!

Kontaktdaten:
EDV 2000 Systembetreuung GmbH
Bonygasse 40/2, 1120 Wien
Web: www.edv2000.net
Tel.: +43 1 812 67 68 – 0
Mail: office@edv2000.net